問題本文
[中問A][テクノロジ] Fさんは,上司に指示された事項に従ってアンケート文書を整理することにした。このときのアンケート整理方法に関して,適切なものはどれか。
選択肢
- ア.アンケートの回答メールは,受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは,回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については,社員リストに印を付け,その都度,受信フォルダからメールを削除する。
- イ.アンケートの回答メールは,受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは,回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については,社員リストに印を付ける。
- ウ.アンケートの回答メールは,受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは,部署が分かるように部署名をファイル名にして共有フォルダに保存する。保存したファイルの社員については,社員リストに印を付ける。
- エ.アンケートの回答メールは,受信フォルダに保管する。添付ファイルは,そのまま共有フォルダへ保存する。保存したファイルの社員については,社員リストに印を付ける。
正解
イ. アンケートの回答メールは,受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは,回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については,社員リストに印を付ける。
解説
本問は中問A(電子メールを利用したアンケート実施)のテクノロジ.指示事項(5)はアンケート回答メールを集計終了まで他の受信メールと分けて保管,添付ファイルは部署別フォルダに社員識別可能なファイル名で保存,社員リストにチェック,という内容.イは「受信フォルダに新たなフォルダを作成して回答メール保管」「添付ファイルを社員名+社員番号のファイル名で部署別フォルダに保存」「社員リストにチェック」と指示事項(5)に完全に合致.アは「受信フォルダからメール削除」が「集計終了まで分けて保管」に反する,ウは「部署名ファイル名」で社員識別できず,エは添付をそのまま共有フォルダ保存で部署別フォルダ化していない.以上からイが正解.
選択肢ごとの解説
- ア.受信フォルダに新フォルダを作成してメール保管・添付ファイル社員名+社員番号で部署別フォルダ保存・社員リストにチェック,までは指示通りだが,最後の「保存後に受信フォルダからメール削除」が指示事項(5)の「集計終了まで他の受信メールと分けて保管」に反する.集計終了前に削除するのは不適切で誤り.
- イ.正解.アンケート回答メールを受信フォルダ内の新フォルダで保管(集計終了まで他のメールと分けて保管),添付ファイルは社員名+社員番号のファイル名にして共有フォルダの部署別フォルダに保存,社員リストにチェックという手順が指示事項(5)に完全合致.メール保管と添付保存・チェックの組合せが過不足なく適切.
- ウ.添付ファイルを「部署名」をファイル名にして共有フォルダに保存するが,これでは個々の社員を識別できない(同じ部署の複数社員のファイルを区別できない).指示事項(5)は「社員が識別できるファイル名」を要求しているため,部署名のみのファイル名では仕様を満たさず誤り.
- エ.アンケート回答メールを受信フォルダにそのまま保管,添付ファイルもそのまま共有フォルダへ保存するが,他の受信メールと分ける指示や部署別フォルダ・社員識別可能ファイル名にする指示を全く満たしていない.指示事項(5)の要件をほぼ全て無視しており不適切で誤り.
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