ITパスポート試験 ITパスポート 2014年 (平成26年 秋期) 問97: [中問D 交通費精算業務の改善に関する記述] 広告代理店のA社では,申請者が経理部に回付した交通費精算伝票(以下,伝票という)を使って,顧客訪問時に発生した交通

問題本文

[中問D 交通費精算業務の改善に関する記述] 広告代理店のA社では,申請者が経理部に回付した交通費精算伝票(以下,伝票という)を使って,顧客訪問時に発生した交通費の精算業務を行っている。 [現在の交通費精算業務の流れ] (1) 申請者は,伝票に申請者名,社員番号,経費科目,顧客番号,利用日,利用区間,金額及び合計金額を記入する。押印後,事務担当者に回付する。 (2) 事務担当者は,申請内容を精査し,誤りがなければ伝票を承認者に回付する。誤りがあれば,伝票を申請者に差し戻す。 (3) 承認者は,承認又は否認の決裁を行う。内容が適切であった場合には承認して,事務担当者に回付する。内容が適切でなければ否認して,申請者に差し戻す。 (4) (2)又は(3)で差し戻された場合,申請者は伝票を修正し,再度事務担当者に回付する。 (5) 事務担当者は,承認者から回付された当日分の承認済み伝票を取りまとめ,伝票番号を採番し,経理部に回付する。 (6) 経理担当者は,事務担当者から回付されてきた承認済み伝票の支払処理を行う。 [精算システムの機能要件の一部] (1)社員番号でログオン…(4)支払画面で承認済み申請を社員ごとに集計し,支払金額を算出する。 [ストラテジ] 問97 交通費精算業務の流れを示す図を作成した。流れ図中のa〜cに入れる字句の適切な組合せはどれか。 [流れ図: 申請者列(申請→伝票→…)→事務担当者列(伝票→a→伝票→c→経理担当者へ)→承認者列(伝票→b→…)→経理担当者列(伝票→支払処理)]

選択肢

• ア.a:採番 b:決裁 c:修正
• イ.a:修正 b:決裁 c:採番
• ウ.a:精査 b:決裁 c:採番
• エ.a:精査 b:採番 c:修正

正解

ウ. a:精査 b:決裁 c:採番

解説

中問Dの交通費精算業務フローで,業務流れ図中の空欄a・b・cに入る作業名を特定する問題. 文中の業務手順 (1)〜(6) を読むと,事務担当者は申請者から伝票を受領後にまず申請内容の精査 (誤りがあれば差戻し,適切なら承認者へ回付) を行うため a=精査. 承認者は承認/否認の決裁 (適切なら事務担当者へ承認済み伝票を戻す) を行うため b=決裁. 最後に事務担当者が当日分の承認済み伝票をまとめて伝票番号を採番 (連番付与) し経理部に回付するため c=採番. ゆえにa=精査,b=決裁,c=採番のウが正解.

選択肢ごとの解説

• ア.a=採番,b=決裁,c=修正の組合せ. 採番は業務フロー (5) で事務担当者が承認済み伝票に行う最終工程で,初手の事務担当者作業ではない. また修正は申請者の作業 (差戻された場合に行う) で事務担当者の最終工程にも置けない. 役割と順序が複数誤っており不適切.
• イ.a=修正,b=決裁,c=採番の組合せ. 修正は事務担当者の作業ではなく差戻時に申請者が伝票を直す工程 (手順 (4) で申請者が再回付前に行う) であり,事務担当者の最初の作業は伝票内容の確認=精査. aの当てはめが業務手順 (2) と整合せず誤り.
• ウ.a=精査 (事務担当者による申請内容確認) ,b=決裁 (承認者による承認/否認決裁) ,c=採番 (事務担当者による承認済み伝票への伝票番号付与) の順. 文中の業務手順 (2),(3),(5) と完全に一致する業務フローで,担当役割も矛盾なく成立する. 正しい組合せ.
• エ.a=精査,b=採番,c=修正の組合せ. 採番は事務担当者が手順 (5) で最後に行う工程であり承認者の作業ではない. また修正は申請者の作業 (差戻時) で事務担当者の最終工程に置くのも誤り. aは正しいがb・c双方とも担当役割が逆で全体として不適切.