ITパスポート試験 ITパスポート 2013年 (平成25年 春期) 問85: [中問A 電子メールを利用したアンケートの実施] X社の人事部のFさんは,社員の満足度調査を,電子メール(以下,メールという)を利用して実施するように上司から指

問題本文

[中問A 電子メールを利用したアンケートの実施] X社の人事部のFさんは,社員の満足度調査を,電子メール(以下,メールという)を利用して実施するように上司から指示された。調査は,ワープロソフトで作成した満足度調査用のアンケート文書を,メールに添付して回答してもらう方法で行うことにした。 Fさんが上司から指示された事項は,次のとおりである。 (1) メール本文中に満足度調査の目的,対象者,回答方法,期限を明記する。 (2) アンケート文書をメールに添付して,全社員にアンケートの依頼メールをFさんから出す。アンケートの回収は,回答したアンケート文書をメールに添付してFさん宛てに返信してもらう。期限は,翌月の月末とする。 (3) アンケートは,全社員の90%以上に回答してもらいたいので,期限の2営業日前に,未回答の社員に対して個別に督促メールを出す。 (4) 返信されたメールを基に,回答者を社員リストでチェックする。 (5) 回答されたアンケート文書は,サーバにある人事部だけが参照できるアンケート用の共有フォルダ(以下,共有フォルダという)に,回答者の部署別に,社員が識別できるファイル名で保存する。アンケートの回答メールは,集計が終了するまで他の受信メールと分けて保管しておく。 [ストラテジ] Fさんは,上司から指示された事項を満たすように,社員へアンケートを依頼するためのメール本文を作成した。aに入れる記述として,適切なものはどれか。 この度,職場環境を改善するために,満足度調査を実施することになりました。対象者は,全社員です。[ a ]。 期限は,来月の末日です。ご協力をお願いいたします。 本件に関するお問合せは,人事部担当のFまでご連絡ください。

選択肢

• ア.アンケート文書への記入内容に間違いがないようにお願いいたします
• イ.回答期限の2日前に,回答がない方へ督促メールを送信いたします
• ウ.添付のアンケート文書に回答を記入し,このメールの返信メールに添付して送信してください
• エ.全社員が対象ですので,期限を必ず守るようにお願いいたします

正解

ウ. 添付のアンケート文書に回答を記入し,このメールの返信メールに添付して送信してください

解説

本問は中問A(電子メールを利用したアンケート実施)のストラテジ.Fさんが上司から指示された事項のうち,メール本文に明記すべきものは満足度調査の目的・対象者・回答方法・期限である(指示事項(1)).空欄aには,本文中の対象者の明示の直後に来る情報として「回答方法」が入る.ウ「添付のアンケート文書に回答を記入し,このメールの返信メールに添付して送信してください」は回答方法を具体的に指示するもので適切.アは記入内容の注意,イは督促予告(本文に書く必要はない),エは協力依頼で,いずれも回答方法ではない.以上から回答方法を明示するウが正解.

選択肢ごとの解説

• ア.アンケート文書への記入内容に間違いがないようお願いするのは,記入時の注意喚起であって回答方法そのものを指示するものではない.メール本文に明記すべき「目的・対象者・回答方法・期限」のうち回答方法を表す内容としては不十分で,本問の空欄aには適さず誤り.注意喚起と回答方法は別概念.
• イ.回答期限の2日前に未回答者へ督促メールを送信する旨は督促予告でメール本文には明記する必要がない事項.指示事項(3)は人事部側の運用ルールで,アンケート依頼メール本文に書くべき「目的・対象者・回答方法・期限」のいずれにも該当しない.回答方法を示すべき空欄aの内容としては不適切で誤り.
• ウ.正解.「添付のアンケート文書に回答を記入し,このメールの返信メールに添付して送信してください」は具体的な回答方法を明示する内容で,メール本文に書くべき「目的・対象者・回答方法・期限」のうちの回答方法に該当.指示事項(2)の「アンケート文書をメールに添付して回答する」を受信者向けに具体化した記述として適切.
• エ.全社員が対象だから期限を必ず守るよう依頼するのは協力依頼であり,回答方法を示す内容ではない.既に対象者(全社員)と期限(来月末日)が記載されている本文の流れの中で,空欄aに入るべきは回答方法.協力呼びかけは末尾の「ご協力をお願いいたします」で十分のため本選択肢は誤り.