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[中問B 交通費申請システム・マネジメント] [システム導入検討会のメモ](5)の"申請書類の計算ミスが多くて,承認までに時間が掛かっている。"の原因を調べたところ,合計計算の単純な誤りで,返却された申請書類を申請者が修正して再度提出しているので,承認までに時間が掛かっていることが分かった。これを改善するためにシステムがもつべき機能として,適切なものはどれか。
選択肢
- ア.申請後に,計算ミスがある申請を検索できる機能
- イ.申請時に,必要な計算を自動的に行う機能
- ウ.申請者が,電卓機能をもったソフトウェアを使えるようにする機能
- エ.申請を承認する上司が,計算ミスを修正することができる機能
解説
正解はイ.計算ミスが多発し承認までに時間がかかるという問題は,根本原因が人による計算入力にある.最も効果的な対策は『申請時に必要な計算を自動的に行う機能』をシステムで提供すること.利用区間と金額・小計・合計などを自動計算すれば人為的な計算ミスがゼロになり,承認の差戻しも減って処理時間が短縮される.事後検索(ア)・電卓ソフト(ウ)・上司による修正(エ)はいずれも事後対応や暫定対応で,根本的に計算ミスを防ぐ仕組みではない.根本原因解決の原則.選択肢間の対比を意識して用語整理を行うのが得点のポイント.ITパスポートでは類似用語の混同を狙った出題が多いため明確に区別する.
選択肢ごとの解説
- ア.申請後に計算ミスがある申請を検索する機能は事後対応で,ミスが発生してから検出する仕組み.既にミスが起きた後の発見・対応であり,根本的なミス発生防止策ではない.発生→検出→修正のループが残り承認時間短縮にならない.用語の意味を正確に把握すれば誤りと分かる.
- イ.正解.申請時に必要な計算を自動的に行う機能は入力時に計算を自動化することでヒューマンエラーをそもそも発生させない直接的な解決策.根本原因(人手計算)を排除する仕組みでミスゼロを目指せる本質的解決策で最適.実務でもよく使われる概念で基本的な押さえどころ.
- ウ.申請者が電卓機能を持ったソフトウェアを使えるようにしても,人が計算結果を入力する以上ミスは完全には防げない.電卓自体の打鍵ミスや転記ミスがあり,自動計算ほどの根本解決にはならない暫定的な対応に過ぎない.設問の主題と異なる領域の概念で答えにならない.
- エ.申請を承認する上司が計算ミスを修正することができる機能は,ミス発生後の事後対応(上司の手間が増える代替).根本的な発生防止策ではなく,上司の負担増にもつながるため設問の根本解決を求める条件には合致しない.用語の定義を取り違えやすい紛らわしい選択肢.
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