ITパスポート試験 ITパスポート 2017年 (平成29年 秋期) 問48: システム開発プロジェクトにおいて,プロジェクトマネージャはプロジェクトメンバに対して,適切なコミュニケーションを取る必要がある。プロジェクトメンバとのコミュニケ

問題本文

システム開発プロジェクトにおいて,プロジェクトマネージャはプロジェクトメンバに対して,適切なコミュニケーションを取る必要がある。プロジェクトメンバとのコミュニケーションに関して考慮すべき事項として,適切なものはどれか。

選択肢

• ア.機密性を重視する場合はプロジェクトメンバを限定した会議を開催する,効率性を重視する場合は電子メールの同報機能を利用するなど,コミュニケーションする情報に応じて方法を選択すべきである。
• イ.緊急性や機密性よりも効率性を重視し,常に電子メールや電子掲示板などのコミュニケーション方法を使用すべきである。
• ウ.公平性を維持するために,プロジェクト外部のステークホルダとプロジェクトメンバに対して常に同じ方法,同じ資料を用いてコミュニケーションを取る必要がある。
• エ.プロジェクトメンバに情報を発信する場合は,情報を受け取る義務がプロジェクトメンバにあるので,情報を受け取ったことを確認する必要はない。

正解

ア. 機密性を重視する場合はプロジェクトメンバを限定した会議を開催する,効率性を重視する場合は電子メールの同報機能を利用するなど,コミュニケーションする情報に応じて方法を選択すべきである。

解説

プロジェクトのコミュニケーション管理では,伝える情報の性質(緊急性,機密性,対象者,複雑さ)に応じて手段を選ぶことが重要である。機密性の高い情報は限定会議やメール個別送信,広く素早く周知したい情報はメール同報,緊急の場合は電話など,状況に応じた使い分けが求められる。常に一つの手段に固定することは不適切。正解はア。

選択肢ごとの解説

• ア.機密性が高い場合は参加者を限定した会議,効率性重視なら電子メールの同報機能というように,情報の性質に応じて適切な方法を選択することは,プロジェクトコミュニケーションマネジメントの原則に合致する。正解。
• イ.常に電子メールや掲示板を使用するのは,緊急時や機密情報の場合に不適切になる可能性がある。緊急性が高ければ電話や対面,機密性が高ければ参加者限定の会議など,状況に応じた柔軟な手段選択が必要。
• ウ.プロジェクト外部のステークホルダ(顧客,上位管理者)とプロジェクトメンバでは,必要な情報レベル,機密度,責任範囲が異なる。公平性のために同じ資料・方法を使う必要はなく,相手と情報に応じた適切な内容・方法を選ぶべき。
• エ.重要な情報を発信した場合,特に意思決定や行動が求められる内容については,受信者が確認・理解したことを確認することが必要である。受信義務があるからといって確認不要とする考えはリスクを生む。